軟件項目售前、招標注意的要點

在IT界，成功的完成一個項目的需要銷售人員、售前人員、項目實施人員（開發(fā)人員）、售后服務(wù)人員等密切協(xié)作。本文從售前技術(shù)支持人員的角度，對售前技術(shù) 支持工作的過程進行了描述，根據(jù)作者在售前的經(jīng)驗，提出了各環(huán)節(jié)的應(yīng)該注意的要點，希望能對售前人員的工作有一定的幫助。

  1. 售前人員需要具備的素質(zhì)
  售前人員應(yīng)該是項目開發(fā)人員與業(yè)務(wù)銷售人員的橋梁，在業(yè)務(wù)銷售人員眼中，售前人員扮演的是技術(shù)人員或技術(shù)專家的角色，而在項目實施中的開發(fā)人員眼中，售前 人員是專注技術(shù)的銷售人員，在用戶眼中，售前人員，是代表公司技術(shù)水平的技術(shù)專家。在一個具體的售前技術(shù)支持活動中，售前人員協(xié)調(diào)銷售人員、用戶、后期開 發(fā)人員間的關(guān)系，將公司的技術(shù)實力向用戶展現(xiàn)，聽取用戶的初步需求，與用戶討論項目系統(tǒng)的初步框架，協(xié)助銷售人員將公司的產(chǎn)品和技術(shù)優(yōu)勢推薦給用戶，為后 期開發(fā)人員屏蔽用戶不合理的、給項目實施帶來技術(shù)風(fēng)險的需求，是項目的技術(shù)框架的最初設(shè)計者。
  售前人員要求具備一個技術(shù)人員和銷售人員兩方面的素質(zhì)，具體如下：
  ●熟悉自己的產(chǎn)品。
  ●具有比較全面技術(shù)專業(yè)知識。熟悉當(dāng)前IT的技術(shù)發(fā)展方向。
  ●對本公司的開發(fā)能力、技術(shù)優(yōu)勢、劣勢有比較清楚的認識。
  ●作為行業(yè)軟件的銷售，必須熟悉本行業(yè)的業(yè)務(wù)，對本行業(yè)的信息化的現(xiàn)狀和發(fā)展方向有一定的認識，了解行業(yè)中的其它專業(yè)軟件的基本情況。
  ●熟悉本行業(yè)的技術(shù)和產(chǎn)品動向，了解同類產(chǎn)品及其競爭對手的情況和特點。
  ●能力熟練使用文本和圖形編輯器進行方案、標書的編寫。
  ●熟悉項目招投標的一般程序。
  ●善于交流，有良好的溝通能力和技巧。
  一個人通常不可能具備這么全面的知識和技能，因此，對于大型項目，為了與客戶進行全方位的交流，展現(xiàn)公司實力，對系統(tǒng)進行初步的論證和設(shè)計，其售前往往是 一個團隊，這個團隊根據(jù)項目的需求，可能有行業(yè)業(yè)務(wù)專家，數(shù)據(jù)庫專家、操作系統(tǒng)專家、信息安全專家、網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架師、軟件系統(tǒng)分析員、項目管理專家等角色。

  2. 項目招投標活動的過程描述
  項目從前期跟蹤，簽單，作為售前人員，需要與銷售人員密切合作。通常獲得一個項目的前期過程如下：
  1.銷售人員拜訪用戶，了解用戶的項目基本情況，向用戶介紹公司和公司的產(chǎn)品，與用戶建立起良好的關(guān)系。
  2.銷售人員在用戶招標前，引入售前技術(shù)支持人員，與用戶進行技術(shù)上的交流和溝通，了解用戶在項目上的需求，偏好的技術(shù)構(gòu)架，引導(dǎo)用戶到本公司的技術(shù)思路 上，這個過程可能是需要多次反復(fù)。至少要做到用戶對公司有一定的興趣，愿意邀請你參加投標。
  3.用戶發(fā)招標書，售前人員根據(jù)招標書的要求，結(jié)合前期與用戶交流的情況，編寫投標書。
  4.參加招投標會，進行技術(shù)、商務(wù)上的講解和答疑。
  5.參加商務(wù)和技術(shù)的談判，起草項目商務(wù)合同和技術(shù)協(xié)議書。
  6.簽訂合同，項目實施以及維護。

  2.1.招投標前與用戶的接觸
  招投標前與用戶接觸，了解用戶的真實需求和想法，通過交流，了解用戶對系統(tǒng)框架、平臺、新技術(shù)的偏好，使以后在投標中能“投其所好”“命中要害”。介紹公 司的技術(shù)和產(chǎn)品，使用戶在招標前對本公司技術(shù)和產(chǎn)品能有比較清楚的認識和了解，將用戶的需求引導(dǎo)到本公司的技術(shù)和產(chǎn)品的思路上，使用戶的在技術(shù)上對本公司 有一定的偏好。
交流和需要了解的內(nèi)容通常包括：
  1.用戶的組織機構(gòu)，信息化的現(xiàn)狀，現(xiàn)有的硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)情況、正在使用的軟件系統(tǒng)情況；
  2.新系統(tǒng)的規(guī)劃、目標、規(guī)模，要求等，包括用戶對系統(tǒng)的安全性、可靠性、易用性、擴展性的要求；
  3.業(yè)務(wù)內(nèi)容、業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)的現(xiàn)狀，軟件功能需求；
  4.平臺和數(shù)據(jù)庫的選型；
  5.信息安全、存儲的需求；
  6.對軟件開發(fā)機制的認識；
  7.用戶感興趣的熱點技術(shù)；
  交流應(yīng)該廣泛，不要只限于項目的具體負責(zé)人，如果有條件，可以拜訪更上級的用戶，以及各部門的主要負責(zé)人或技術(shù)權(quán)威，盡量了解用戶的對項目的認識和想法， 交流和拜訪中要善于識別用戶的身份，抓住對項目有決定權(quán)、影響大的用戶的想法，同時，可以初步分析哪些用戶可能是以后的招標評委，留意他們對項目感興趣的 地方。以便在投標和講標中有所針對性。
  引導(dǎo)用戶向本公司的擅長的技術(shù)路線和產(chǎn)品特點上。可以將以往做過項目的情況、功能特點講給用戶，最好是借助演示，這是用戶會告訴你哪些是他感興趣的，哪些 是沒有意思的，其它對手的產(chǎn)品是什么樣的等等。這樣便于與用戶進行深入的交流，找到與用戶相互的共鳴點。
  跟蹤和了解對手情況，了解同類產(chǎn)品的現(xiàn)狀，這是一個長期積累的過程，分析對手的產(chǎn)品和解決方案可能的特點，找到或提出比對手有新意的、能吸引用戶的系統(tǒng)亮 點。當(dāng)然，這些亮點的提出必須先考慮自己的技術(shù)實力和項目的投資規(guī)模。

  2.2.投標及投標文件的準備
  2.2.1成立投標小組
  成立項目投標小組，投標小組的核心應(yīng)該是項目的法人代表授權(quán)人。根據(jù)項目的規(guī)模、技術(shù)難度和招標時間的要求，制訂投標計劃，將計劃分解到每個人員上，確定 每個人工作內(nèi)容和計劃，確定計劃的執(zhí)行的監(jiān)督人員。
  投標的時間一般都是確定的日期，而且比較短，這也是考驗一個公司和團隊的響應(yīng)速度，必須在這個有限的時間內(nèi)完成投標書的制作，否則，將由于準備不充分而丟 標。這需要平時的技術(shù)積累，對行業(yè)知識的積累，投標書的積累，如有類似的的標書或模版，以及良好的團隊合作精神和氛圍。
作為一個行業(yè)應(yīng)用項目，技 術(shù)部分可能涉及到的人員有：網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃師、硬件產(chǎn)品經(jīng)理、軟件構(gòu)架師、行業(yè)專家、數(shù)據(jù)規(guī)劃專家或數(shù)據(jù)庫專家信息安全專家，以及其它專業(yè)領(lǐng)域的專家等。這個團 隊建立，需要整合公司內(nèi)部和外部的相關(guān)資源，來共同完成。例如，可以臨時請專業(yè)公司相關(guān)的售前支持（HP、IBM等）、相關(guān)行業(yè)的專家、相關(guān)專業(yè)的大學(xué)教 授等來扮演相關(guān)的角色。
甚至可以考慮與相關(guān)的其它公司聯(lián)合投標。
  在投標小組中，建立保密制度，特別是對于特大型項目，關(guān)于報價、核心技術(shù)等內(nèi)容，最好在小范圍討論和確定。
  必要的情況下可采用封閉開發(fā)的方式。
  2.2.2.編寫投標書
  用戶的招標書通常包括：招標邀請函、商務(wù)要求部分、技術(shù)要求部分、附件和附圖等文檔，這些文檔是編寫投標書的基礎(chǔ)。投標小組成員在編寫標書前，應(yīng)該仔細、 反復(fù)閱讀招標書，特別是對投標商的資質(zhì)要求等內(nèi)容，投標小組對招標書進行討論，找出招標書中描述不清楚的地方，根據(jù)情況向招標方提出要求解釋，確定項目資 質(zhì)情況、投標以及實施的風(fēng)險、對手情況、投標的優(yōu)勢、劣勢等；制訂投標策略；確定投標書的內(nèi)容、投標方式；初步編寫投標書的大綱。
在投標書編寫過 程中，應(yīng)該注意一下幾點：
  1.商務(wù)投標書應(yīng)該按照招標書的要求進行嚴格的應(yīng)答，應(yīng)答的順序和格式最好嚴格遵循招標書的要求。
  2.對于招標書沒有要求的內(nèi)容，特別是商務(wù)標書，最好不要畫蛇添足，如果希望增加對項目投標有幫助的資質(zhì)，最好經(jīng)過慎重的考慮，確保沒有漏洞。商務(wù)部分主 要的目的是展示投標公司的實力，確保參加投標的資格。首要是確保投標有效。注意有些東西可以講出來，但不是所有可以講出來的東西都適合寫出來。
  3.差異表的處理：對于投標文件與招標文件中有差異的部分，通常招標方要求標注在差異表中，在編寫投標方案時，應(yīng)該盡可能的將差異部分找出來，描述清楚， 但是，在最后整理、提交差異表時，就需要特別慎重，并不是每個差異都適合在這個正式的場所以正式的方式提出，有些東西需要保持一種模糊的狀態(tài)，以提高中標 的可能性，同時，又可以為商務(wù)和技術(shù)談判留下伏筆，便于談判中的進退。
  4.對于報價單的處理：報價單按照正規(guī)要求填寫、蓋章、密封后，最好能有一兩套空白的備份，報價單的格式與正式報價單一樣，但是價格不填寫。因為在正式報 價單封裝好到遞交報價單前的這段時間，銷售人員很可能探聽到對手的價格或用戶對項目整體價格的意見，這是候需要根據(jù)項目、市場、對手、用戶的情況進行價格 調(diào)整，這時就可以使用備份的報價單。特別是公司到異地投標，要想重做報價單，時間基本上是不允許的。
  5.密封條的處理：在規(guī)定的投標文檔密封條基礎(chǔ)上，一定要多準備幾張備用的密封條，當(dāng)然是蓋好章的，特別是公司到異地投標，市場信息千變?nèi)f化，你不可能保 證在投標前不修改你的價格和投標書。
  6.商務(wù)投標書中的資質(zhì)和要求公司蓋章的部分一定要對照招標書的要求，嚴格檢查，這部分的錯誤和遺漏將有可能造成廢標，因此，最好有兩個以上的人員專門檢 查核對。
  7.對于一個集團公司下的多個法人公司之間，可能存在資質(zhì)共享的情況，這時，應(yīng)該注意檢查哪些資質(zhì)不是投標法人單位的資質(zhì)，如果本投標法人單位的資質(zhì)，應(yīng) 該請資質(zhì)擁有的法人單位簽署授權(quán)聲明，否則，招標時可能造成“擅用第三方公司的資質(zhì)欺騙招標單位”的后果而成為廢標。

  2.3.參加投標
  對于比較大的項目，參加投標的團隊的人員合理分配是很重要的，根據(jù)項目具體情況，可將投標人員按照編寫標書分工的情況分為：商務(wù)人員、技術(shù)人員。繼續(xù)細分 為商務(wù)聯(lián)系人員、商務(wù)投標人員、技術(shù)部分可以分為負責(zé)網(wǎng)絡(luò)部分的、體系結(jié)構(gòu)的、應(yīng)用系統(tǒng)功能的人員等。
  參加投標人員應(yīng)該統(tǒng)一服飾，穿統(tǒng)一的職業(yè)裝，佩戴公司的標志，自信、自然，給招標評委一個良好的整體形象。嚴格遵循招標紀律。
  通常情況下，不要過多的對熟悉的評委交流。盡管前期與用戶有充分的接觸，可能與一些評委熟悉并有良好的關(guān)系，但是，在招標的正式場所，通常是禮貌的打一下 招呼，寒喧一下即可，不易與用戶有太多的交流和親密交談，這些舉動可能會造成其它評委的誤會，也可能會給對手“授之以柄”。除非你是專門的、有特殊目的的 行為，例如，在有些情況下，與招標中的最好領(lǐng)導(dǎo)或核心人員表現(xiàn)出親密的關(guān)系，可以給其它評委造成“某某人可能已經(jīng)偏向某公司了，我也應(yīng)該順勢而為”的誤 導(dǎo)，同時，給對手造成更大的心理壓力和負擔(dān)。但這種方式有很多風(fēng)險，要非常。慎重。
  在投標前，講標的每一部分應(yīng)該準備好相應(yīng)的幻燈片，幻燈片的作用有兩個，一是通過文字、圖片、動畫等多種方式，比較直觀的向評委傳達信息，便于評委對講解 內(nèi)容的理解，二是通過幻燈片，幫助講標人自己規(guī)范思路，不至于跑題。因此，幻燈片制作，要以這兩個作用為目標。每張幻燈片講些什么內(nèi)容，講多長時間，都要 做到心中有數(shù)。
  最好有實際的演示，結(jié)合演示講標。作為行業(yè)應(yīng)用軟件的用戶，比較重視投標廠商以往同類系統(tǒng)的業(yè)績，如果能向用戶展示同類的應(yīng)用系統(tǒng)，結(jié)合實例演示來講解系 統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、功能特點，通常會取得較好的效果。但是，在展示以往系統(tǒng)的時候，要注意揚長避短，屏蔽掉一些系統(tǒng)的弱點和缺陷，同時要注意演示的時間控制。
  對投標中使用的設(shè)備要主要保護，投標中使用的筆記本電腦，在安裝好演示系統(tǒng)和幻燈片后，要對設(shè)備慎重使用，防止設(shè)備的意外損壞導(dǎo)致投標中的設(shè)備異常，例 如，注意防病毒、防止意外碰壞，不要在投標出差期間用筆記本電腦到網(wǎng)吧上網(wǎng)，在賓館中防止電腦進水、摔壞，不要輕易整理計算機系統(tǒng)的文件，可能因為不小心 刪除某文件造成系統(tǒng)不能正常啟動。最好在投標出差前將系統(tǒng)的安裝盤，應(yīng)用系統(tǒng)的安裝盤等備份好，有條件的可以采用兩套筆記本電腦安裝。
  適當(dāng)?shù)呐c參加投標的對手交談，也許下次你們還會在另外一次投標中對陣，也許下次他與你并肩戰(zhàn)斗，通過交談，你也可以意外的獲得一些有用的信息。
  2.3.1.講標
  講標應(yīng)該有既要有重點，又要覆蓋到各項內(nèi)容，突出公司特點和優(yōu)勢、突出技術(shù)優(yōu)勢和特點。內(nèi)容要盡量照顧到每個評委。
講 標通常都有時間限制的，在這個時間段內(nèi)，如何將公司介紹、商務(wù)介紹、技術(shù)介紹、項目實施、技術(shù)支持與服務(wù)等內(nèi)容的時間合理分配，需要在講標前仔細斟酌。時 間和內(nèi)容的分配主要根據(jù)以下情況來調(diào)整：
  ●本公司和技術(shù)上的優(yōu)勢和特點。
講標中，特別是講標的順序排在后面的時候，對于一些共性的 東西，評委已經(jīng)比較清楚了，也沒有興趣聽你重復(fù)，他關(guān)心的是你與其它對手相比的特點
  ●招標評委的組成和特點。
要力所能及的分析招標 評委的組成情況，高層領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)專家、部門業(yè)務(wù)專家等角色的人員組成和數(shù)量。通常高層領(lǐng)導(dǎo)對IT技術(shù)不熟悉，他評判的主要依據(jù)更多的是公司規(guī)模、資質(zhì)、實 力、售后服務(wù)、價格等非技術(shù)性指標，技術(shù)專家評判的主要依據(jù)是系統(tǒng)體系、采用的新技術(shù)、安全性、擴展性、軟件開發(fā)管理機制等技術(shù)指標，而部門業(yè)務(wù)專家更關(guān) 心軟件的功能、易用性、與現(xiàn)有系統(tǒng)的接口等問題。
  ●講標的過程中要注意觀察評委的表情、態(tài)度，及時調(diào)整內(nèi)容的深度。
  ●對手講標后的情況和弱點。
  針對對手講標后評委普遍反映的問題進行重點闡述，例如，評委認為系統(tǒng)的安全性和項目開發(fā)的規(guī)范性很重要，但其它講過標的對手都沒重視，這時，你需要及時調(diào) 整內(nèi)容，將安全性和項目開發(fā)機制做重點來闡述。
  另外，不要輕易攻擊對手，可能有些評委對你的對手有好感，你對對手的直接攻擊，會引起他的反感而刻意打壓你。攻擊對手的方法是突出自己的優(yōu)勢。
  講標中可能由幾個人分工，講不同的內(nèi)容，但要注意整體的邏輯上要嚴密?？梢韵扔梢粋€人將講標的全部內(nèi)容安排做一個介紹，然后在每個人講完自己部分后，簡單 介紹下部分的內(nèi)容，引入下個講解人員。使整個講標連貫統(tǒng)一。
  講標前要調(diào)整好自己的狀態(tài)和心態(tài)，講標過程中要放松，不要報著“上考場應(yīng)考”、“被人評判審核”這樣的心態(tài)，這樣會使你陷入一種緊張、誠惶誠恐的狀態(tài)。當(dāng) 你上到講標臺上，看見評標的人很多，你會更加緊張，越容易出錯。你應(yīng)該對自己方案和產(chǎn)品充滿信心，你就是專家，報著“咳！讓我給大家介紹一下我們的好東 西，絕對能解決你們現(xiàn)在的問題！”的心態(tài)，你應(yīng)該有一種急于向外人展現(xiàn)你的得意作品的沖動，人越多，你越得意、越興奮，這時，你最好的狀態(tài)來了！
  2.3.2.答疑
  回答講標和提問時，掌握的原則是：講不清楚沒關(guān)系（模臨兩可），但決不能錯！
  不能與評委發(fā)生爭論。
  不能對評委的問題表示輕視。
  回答不了的問題的答疑的人員要相互配合。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)你的同伴被問住的時候，如果你能協(xié)助他回答最好，你也不能回答的，你應(yīng)該迅速想到一個方法，從另外一個角 度的回答這個問題，從而逐漸將話題引開，避免尷尬。

  2.4.商務(wù)和技術(shù)談判
  在預(yù)中標后，將會進行商務(wù)和技術(shù)談判，售前技術(shù)支持人員主要參加技術(shù)協(xié)議的談判和起草。
技術(shù)協(xié)議的談判是降低項目風(fēng)險的關(guān)鍵過程，談判的成果－技 術(shù)協(xié)議書通常會作為合同的附件，直接影響到項目實施的難度和風(fēng)險。因此，一定要耐心、細致，不能為了盡快簽合同，就草草了事。
  技術(shù)協(xié)議目的是界定好功能邊界和深度。特別是在行業(yè)應(yīng)用軟件中，投標文件和講標中，通常會有忽略一個“度”。如應(yīng)用系統(tǒng)的深度、功能的具體邊界、新技術(shù)采 用的程度等問題，往往是比較模糊的，很大的可能性是雙方在這些方面的認識存在著較大的差異，這些差異的會給后續(xù)的項目實施帶來風(fēng)險。技術(shù)協(xié)議的談判就是要 對這些“度”進行控制，對敏感問題和技術(shù)難點要進行溝通，達成共識，注意不能在技術(shù)協(xié)議中出現(xiàn)“全面解決某某問題”、“完全解決”等模糊的字眼，這種模糊 的界定會給項目開發(fā)帶來很大的風(fēng)險，都必須討論清楚，將完成的深度和采用的技術(shù)手段寫入技術(shù)協(xié)議中，使項目風(fēng)險在項目實施前就得到充分的展示和控制。

  3.投標文件的編寫
  投標書的編寫最核心的要點是要逐條響應(yīng)招標書，不能有遺漏。
  作為一個大的公司或集團，需要也應(yīng)該制定統(tǒng)一的《投標標書編寫規(guī)范與指南》，通過積累，建立一個投標書模版庫，以保證投標書的質(zhì)量、縮短投標書的編寫周期。